Hoy te comparto la respuesta al Por Qué NO Eres Más Productivo. Y te adelanto que… ¡no es lo que crees!👇🏻👇🏻
Muchas veces, caemos en ciertas trampas o comportamientos que hacen que nos sintamos productivos, cuando en realidad, no estamos siendo productivos.
Por eso es importante entender mejor el comportamiento humano. Así que, si hay algo que puede ayudarte mucho a mejorar tu productividad y organizarte mejor es conocer las principales trampas en las que caemos una y otra vez sin darnos cuenta.
En este video voy a compartirte 3 reglas de productividad que a mi personalmente, me ayudaron muchísimo a re-organizar como trabajo cada semana.
Y sobre todo, la forma en que planifico todos esos proyectos grandes y mas a largo plazo que tengo, junto con esas tareas o proyectos más pequeños de mi cotidiano, asegurándome de que no solo me siento productiva, sino que realmente soy productiva.
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Transcripción del Video:
«Por Qué NO ERES PRODUCTIVO 👩🏻💻«
Aparte de todas las herramientas y sistemas que puedes utilizar si estás buscando mejorar tu productividad y organizar mejor tu tiempo, lo que realmente necesitas es entender mucho mejor el comportamiento humano. Y es que, muchas veces, caemos en ciertas trampas o comportamientos que hacen que nos sintamos productivos, cuando en realidad, no estamos siendo productivos. Así que, si hay algo que puede ayudarte mucho a mejorar tu productividad y organizarte mejor es conocer las principales trampas en las que caemos una y otra vez sin darnos cuenta.
Por eso hoy voy a compartirte 3 reglas de productividad que a mi personalmente, me ayudaron muchísimo a re-organizar como trabajo cada semana, y sobre todo, la forma en que planifico todos esos proyectos grandes y mas a largo plazo que tengo, junto con esas tareas o proyectos más pequeños de mi cotidiano, asegurándome de que no solo me siento productiva, sino que realmente soy productiva.
La regla número 1 es:
1.Reserva más tiempo del que crees que necesitarás para cada tarea.
Una de las más grandes trampas en las que solemos caer a la hora de organizarnos es cuando tratamos de anticipar cuánto tiempo nos llevará hacer cada una de las tareas o proyectos que tenemos. Y estoy segura de que ya te has dado cuenta de esto hace tiempo, porque es algo que nos pasa a todos. Así que no te preocupes, somos humanos, a mi también me pasa y está todo bien. Lo que importa es que puedas darte cuenta del por qué solemos caer en esta trampa una y otra vez.
El principal problema, desde mi punto de vista, es que creemos que la productividad es algo que puede ser constante. Es decir, tú te esfuerzas por alcanzar un cierto nivel de productividad y cuando llegas a la cima perfecta, ya está, ya lo habrás logrado, y a partir de ahí serás productivo en ese mismo nivel para siempre.
Cuando lo cierto es que esto solo es posible para un robot. Bueno ni siquiera, porque los robots también se estropean o necesitan ajustarse una y otra vez. Así que, imagínate. El caso, es que tú y yo somos humanos, y por más que mejoremos nuestros niveles de productividad, siempre, siempre, siempre llegarán momentos en la vida en los que nuestra productividad decaerá, y luego volverá a subir, y luego se desplomará de nuevo y así sucesivamente hasta que te mueras.
Cómo salir de esta trampa
Así, pues, para salir de esta trampa de creer que las tareas que tienes que planificar te llevarán menos tiempo del que finalmente te llevan, lo primero que debes comprender es que la productividad va y viene. Tendrás semanas en las que sentirás que puedes con todo, cumplas con todo lo que te habías propuesto y en esos momentos tendrás la falsa sensación de que a partir de ahí todo irá genial en tu vida. Y luego van a venir semanas o incluso meses en los que volverás a quedarte atrás, y sentirás que eres un inútil o que no eres capaz, o que no lo estás haciendo bien, y volverás a sentirte mal contigo mismo.
Y la razón de esta fluctuación en tus niveles de productividad es debido principalmente a 2 causas:
La primera son los imprevistos,
que siempre estarán ahí formando parte de nuestras vidas. Y es que la vida está llena de cosas no planificables: por ejemplo, que tus hijos enfermen, que surja un proyecto nuevo y urgente en mitad de la semana, o que tus niveles de energía bajen porque tú mismo te pusiste enfermo.
Hay un sinfín de cosas que no podemos planificar, y que cuando aparecen inevitablemente retrasarán nuestra planificación. Lo cual me lleva a la segunda causa:
Y es que, desgraciadamente, somos muy malos a la hora de planificar cuánto tiempo nos va a llevar hacer alguna tarea.
Esto está totalmente relacionado con lo anterior, porque cuando tú haces tu planificación, no sabes lo que va a pasar, si van a surgir imprevistos por el medio o no.
Pero es que además, muchas veces, te enfrentas a tareas o proyectos que estás haciendo por primera vez, y claro, por más que quieras imaginar cuánto tiempo te va a llevar terminarlo, es imposible que puedas dimensionar todos los detalles y factores que comportará ese proyecto hasta que lo realices por completo.
Incluso, si es un proyecto o tarea que ya has hecho muchas veces en el pasado, entran en juego otros factores que quizás no puedes prever bien en un inicio.
Los detalles
Por ejemplo, cuando yo misma me pongo a planificar el tiempo que me llevará hacer todo lo que conlleva crear un nuevo video: encontrar una idea, sacar un buen título, crear el guión, grabar, editar, añadir clips, música, titulares, subirlo, crear la portada, añadir pantallas finales, tarjetas, descripciones, etc.
Son tantos los detalles y también problemas que pueden surgir en su realización que no puedo prever con total exactitud cuánto tiempo me llevará. No importa que no sea mi primera vez, todavía se me hace difícil en ocasiones planificar y cumplir con todos los pequeños plazos que me propongo, porque de pronto me doy cuenta de que el guión es demasiado largo. O porque al grabar, ese día la lengua no me funciona como debería y me trabajo todo el tiempo, lo cual alarga el tiempo de grabación, pero también el de edición porque tengo que realizar más cortes, etc.
La segunda son tus niveles de Energía.
Y es que no todas las semanas o meses son iguales. Y habrá semanas en las que te encuentres con altos niveles de energía y/o claridad mental, y otras temporadas en las que no, y todo te llevará el doble de tiempo.
Y el gran problema aquí, es que nos cuesta aceptar todo esto. Es más, yo creo que no lo queremos aceptar y por eso seguimos ignorándolo cuando nos organizamos. Y lo que nos pasa es que, por culpa de esto, acabamos por sentimos improductivos cuando en realidad es completamente natural tener semanas o meses donde no estamos haciendo tanto como habíamos planeado. Por eso creo que, la mejor manera de solucionar esto es planificar con mucho más margen de tiempo lo que queremos hacer, para tener ya contemplados todos estos detalles e imprevistos.
Así pues una buena primera regla que puedes instaurar en tu manera de organizarte y planificarte es siempre duplicar la cantidad de tiempo que crees que te va a llevar hacer un proyecto en particular.
Proyectos Largos
Especialmente cuando se trata de proyectos a largo plazo. Porque el día que los planificas, igual es un día que te encuentras bien, que estás motivado, a tope de energía, con mucha claridad mental y te parece que con 3 meses te sobrará tiempo para hacerlo. Pero debes recordar que igual dentro de una semana ocurre algo imprevisto, o tus niveles de energía se reducen y que por tanto, de pronto toda tu planificación podría irse al traste, y con ella tu propia autoestima y motivación interna.
Sin embargo, si lo planeas todo con holgura, no solo te permitirás descansar entre tarea y tarea y hacer un mejor uso de tu energía diaria, sino también darte margen para quitarte de encima posibles imprevistos sin retrasar tu proyecto, y poder así sentirte y ser productivo al mismo tiempo, y alcanzar tu meta en el tiempo previsto, ¡o incluso antes!
Bien, la segunda regla es:
2. AUMENTA LAS HORAS DE TRABAJO ININTERRUMPIDO
Muchas veces el problema de nuestra baja productividad, no tiene que ver con nuestra energía, o con nuestros imprevistos, sino más bien con el hecho de que no logramos hacer nunca lo que se llama un “trabajo profundo”.
El trabajo profundo es un estado de máxima concentración que te permite adquirir conocimientos complejos y producir trabajos de calidad con rapidez. El concepto de trabajo profundo fue acuñado por el profesor de Ciencias de la Computación Cal Newport, quien en su famoso libro “Deep Work”, define al trabajo profundo como ese estado de concentración sin distracciones en el que la mente trabaja a su máximo potencial.
Lo genial del trabajo profundo es que te permite avanzar mucho en poco tiempo, porque estás totalmente concentrado y focalizado en lo que estás haciendo, y eso te permite también ser mucho más creativo para buscar soluciones o gestar nuevas ideas.
El problema es que este trabajo profundo solamente se consigue cuando estás concentrado en esa tarea que estás haciendo por un largo periodo de tiempo. Mientras te mantengas ahí concentrado, todo irá bien, lo que pasa es que esto es imposible de conseguir si no gestionas antes (y no después) las interrupciones de tu alrededor.
Gestiona tus Interrupciones
Por ejemplo, la interrupciones típicas entre compañeros de trabajo, las llamadas, las notificaciones del correo o de las redes, etc. Por eso es importante, que bloquees en tu agenda momentos en la semana, o mejor aún, en el día en los que no vas a permitir que suceda ninguna interrupción, en la medida de lo posible.
Por ejemplo, yo hago mis tareas mas creativas en esos momentos de la semana en los que sé que mi pareja no va a estar en casa, y también me ocupo de silenciar mi móvil y cerrar el correo en mi ordenador, para que nada me desconcentre. En tu caso, puede ser que te bloquees un tiempo en la semana para trabajar aislado en la sala de reuniones de tu oficina. O pidas una mañana a la semana para trabajar desde tu casa mientras tus hijos están en el cole.
Aprende a decir no
Y si no tienes esta posibilidad, lo que te tocará será pedirles a tus compañeros, sobre todo a esos que se pasan el día preguntándote cosas o hablándote, que no te dirijan la palabra entre las 9h y las 11h de la mañana, por ejemplo.
Pero claro, esto cuesta un poquito de conseguir al principio, porque tendrás que pasar previamente por un proceso de educar a los que están a tu alrededor para que no te interrumpan o te hablen o te hagan preguntas, en ciertos momentos del día. Además, a muchos de nosotros nos cuesta poner límites, decir que no, auto-afirmarnos si alguien nos desafía, y por eso en mi programa Mañanas Conscientes tengo dedicado 2 módulos enteros de 6 que tiene el programa para tratar este tema. Porque si, cambiar tu vida y lograr tus metas tiene mucho que ver con aprender a organizarte mejor, pero si luego tienes problemas para decir no o poner límites a los demás, todos tus esfuerzos pueden venirse abajo de golpe.
De hecho, si estás interesado en participar en la próxima convocatoria de Mañanas Conscientes, apúntate ya a la Lista de Espera aquí mismo, para recibir notificación prioritaria y poder reservar tu plaza con antelación en cuanto vuelva a abrir inscripciones.
Bien, pues llegamos a la tercera regla, que complementa a la perfección la que acabamos de ver:
3. HAZ UNA SOLA COSA A LA VEZ
Otro de los comportamientos que tenemos muchos y que nos hacen sentir productivos cuando en realidad no lo somos, es esta cuestión del multitasking o multitarea.
Y es que hay una creencia errónea con respecto a que una de las mejores maneras de ser productivo es haciendo varias cosas a la vez. Porque nos lleva a pensar que, como nos estamos ocupando de varias tareas al mismo tiempo, estamos yendo más rápido y siendo hiper productivos.
Sin embargo, tal y como dice Steve Uzzell en “The One Thing”, “el multitasking es simplemente la oportunidad de arruinar más de una cosa a la vez”.
Y es que nuestros cerebros están diseñados para enfocarse en una sola cosa a la vez, por lo que bombardearlo con más información hará que trabaje más lento.
Atención dividida
Además, hacer demasiadas cosas a la vez divide tu atención y esto hace que te sea fácil distraerte y perder el enfoque en terminar del todo tus tareas. Lo que suele ocurrir es que saltas de una tarea a otro, y luego a otra y luego a otra, y cuando te quieres dar cuenta terminó el día y te dejaste 2 o 3 tareas importantes sin terminar del todo y que por tanto te quedarán pendientes de nuevo para mañana, retrasando así tu planificación y haciendo que vayas más lento.
Además, realizar múltiples tareas a la vez hace que sea difícil recordar cosas, y por tanto más fácil que cometas errores sin darte cuenta. Y también es posible que pierdas de vista qué es lo realmente importante, versus lo urgente o versus esas tareas que no son ni importantes ni urgentes pero si te dan mas gratificación instantánea. Con cual si, tendrás muchas cosas hechas, pero tu vida no cambiará demasiado y no estarás mas cerca de lograr tus grandes metas.
Deja de lado el multitasking
Así pues, es importante que empieces ya a dejar de lado este comportamiento, especialmente si eres emprendedor o aspiras a serlo, ya que puede llevarte a utilizar todo tu tiempo en actividades que no te van a generar ingresos ni ayudarte a sacar adelante tu propio proyecto.
En su lugar debes enfocarte en una sola tarea a la vez, y no pasar a la siguiente hasta que hayas conseguido terminarla del todo.
Para ayudarte con esto, deberás organizarte al comienzo de cada día de trabajo. Antes de que empieces a estar en el modo de resolver problemas, o dejarte llevar por los imprevistos de ese día, tómate un par de minutos para planear tu día de una manera consciente.
Esto no significa crear una lista interminable de tareas para completar. En vez de eso, enfócate en algunos pocos objetivos vitales, importantes, cosas que estén alineadas con tus objetivos a largo plazo y que realmente te ayuden a avanzar con tus responsabilidades.
Y para que esas tareas más sencillas pero necesarias no se te acumulen o te agobien, trata de reservarte un momento al final del día para ello, y así, dejarás tu mente despejada y tranquila para poder olvidarte el multitasking y hacer las cosas importante de una a una, sin interrupciones y bien concentrado.
CONCLUSIÓN
En conclusión, si has clickado en este video esperando encontrar la formula para ser más productivo, espero haberte aportado algún que otro tip que te sirva para que puedas mejorar en este aspecto, pero también espero que tengas una perspectiva más profunda sobre lo que significa ser más productivo, y sobre lo fácil que es caer en la trampa de sentirte productivo, cuando en realidad no lo estás siendo, solo estás, por ejemplo, haciendo multitarea.
Importante
Lo mas importante que quiero que recuerdes, es que yo tampoco, a pesar de estar aquí dándote consejos, consigo ser todo lo productiva que quisiera cada semana. No tengo un sistema de productividad perfecto y que no falle nunca, así que tampoco sigas creyendo a aquellos que te dicen que eso es posible porque lo único que conseguirás es sentirte muy mal contigo mismo.
Simplemente recuerda, somos humanos, la vida es imprevisible, y siempre habrá semanas o incluso meses en los que, hagas lo que hagas, y apliques lo que apliques, no lograrás ser productivo por mucho que te esfuerces.
Así que no te sientas mal contigo mismo por tratar de seguir ideales ajenos, todo lo contrario, enfócate en ti, en como es tu circunstancia de vida ahora mismo, en cómo es tu manera de funcionar a diario, haz los ajustes que consideres oportunos en aras de mejorar cada día un poquitito más, y si algo, de lo que yo u otra persona te recomienda, no te funciona simplemente desechalo o déjalo para usarlo en otro momento mas propicio.
Como siempre si tienes alguna pregunta o quieres que trate algún otro tema interesante en próximos videos, déjame tu comentario aquí debajo, y mientras tanto me despido hasta el próximos video, con un grandísimo abrazo , bye bye!
Sandra.
Soy Sandra González y quiero ayudarte a dejar atrás las dudas, la indecisión y el estancamiento en el que te encuentras.
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